一、文件与资料管理
文件收发与登记
负责公司各类文件、信件、传真、邮件等的接收、登记和分发工作。在收到文件时，要仔细核对文件的名称、编号、日期、发文单位等信息，并在文件收发登记簿上详细记录，包括文件的基本信息、接收时间、接收人等。例如，收到来自供应商的合同文件，要登记合同编号、供应商名称、合同签订日期以及涉及的业务内容等关键信息，然后按照公司内部的文件流转流程，将文件及时分发给相关部门或人员，并要求收件人签字确认，确保文件传递的准确性和可追溯性。
文件整理与归档
对公司的各类文件资料进行分类整理和归档保存。根据文件的性质、部门、年份等因素，建立合理的文件分类体系，如按照行政文件、财务文件、业务文件等大类别进行划分，再在每个类别下细分具体的文件夹或档案盒。定期对文件进行整理，将已处理完毕的文件按照规定的顺序和编号进行装订成册，放入相应的档案柜中妥善保管。例如，将每月的财务报表按照时间顺序整理好，装入专门的财务档案袋，并在档案袋上标注清楚报表的月份、年份以及所属部门等信息，以便日后查询和检索。同时，要建立文件索引目录，方便快速查找所需文件，提高工作效率。
文件保管与保密
妥善保管公司的文件资料，确保文件的安全和完整性。采取必要的防火、防潮、防虫、防盗等措施，如将文件存放在专门的防火文件柜中，定期对档案库进行检查和清理，防止文件因自然或人为因素受到损坏或丢失。严格遵守公司的保密制度，对涉及商业秘密、机密信息的文件要特别谨慎处理，严禁未经授权的人员接触和查看。例如，对于公司的新产品研发计划、客户名单等敏感文件，要设置严格的访问权限，只有相关的研发人员、高层管理人员等经过授权的人员才能查阅，并且在查阅过程中要进行登记记录，防止信息泄露。