访客接待
以热情、友好、专业的态度迎接每一位到访公司的访客。在访客进入前台区域时，立即起身微笑问候，主动询问访客来意，并引导其进行登记，登记内容包括姓名、单位、联系方式、来访目的、预计停留时间等信息。例如，当有客户前来洽谈业务时，礼貌地说：“您好，欢迎光临我们公司，请您先在这里登记一下相关信息。”
根据访客的需求，及时联系相关部门或人员，并告知访客等待时间和大致安排。如为前来面试的人员联系人力资源部门，为前来维修设备的技术人员联系设备管理部门等。在等待过程中，为访客提供舒适的休息区域，并适时询问是否需要茶水等服务，让访客感受到公司的关怀和尊重。
电话接听与转接
迅速、准确地接听公司总机电话，在电话铃响三声内接听，使用礼貌规范的用语，如 “您好，[公司名称]，请问有什么可以帮您？” 耐心倾听来电者的需求，准确记录相关信息，包括来电者姓名、单位、联系电话、来电事由等。对于能够直接解答的一般性咨询，如公司的地址、营业时间、业务范围等，给予清晰准确的回复；对于需要转接的电话，根据来电者的要求和公司内部的电话转接流程，迅速将电话转接到相应部门或人员，并确保转接成功。例如，如果来电者咨询公司某产品的销售情况，应将电话转接至销售部门，并告知销售部门来电者的基本信息和咨询内容。
二、行政事务协助
办公用品管理
负责前台区域办公用品的日常管理，包括办公用品的采购申请、库存盘点、领用登记等工作。定期检查办公用品的库存数量，根据实际使用情况和库存预警线，制定办公用品采购计划，并提交给行政部门审批。当员工前来领用办公用品时，认真做好领用登记，记录领用人员姓名、领用日期、领用物品名称、数量等信息，确保办公用品的使用有据可查，避免浪费和流失。例如，每月末对前台的打印纸、墨盒、笔等办公用品进行盘点，发现打印纸库存不足时，及时填写采购申请单，申请采购适量的打印纸。
邮件与快递处理
接收和分发公司的邮件与快递。每天定时收取邮件和快递包裹，进行分类整理，根据邮件和快递的收件人信息，及时准确地将其分发到相应部门或个人手中。对于重要邮件或快递，如挂号信、特快专递、机密文件等，要进行特别登记，并通知收件人及时领取。同时，协助员工处理快递的寄发事宜，提供快递单填写、包裹封装等服务，并记录快递寄发信息，如寄件人姓名、寄件部门、收件人地址、快递费用等，以便进行费用核算和查询。例如，当收到一份标注 “机密” 字样的邮件时，立即登记相关信息，并电话通知收件人到前台领取，确保邮件的安全传递。
会议室管理
协助行政部门进行会议室的预订与管理工作。接受各部门的会议室预订申请，根据会议室的使用情况，合理安排会议时间和场地，并做好预订登记，记录预订部门、会议时间、会议主题、参会人数等信息。在会议召开前，提前准备好会议室所需的设备和用品，如投影仪、音响、麦克风、会议资料等，确保会议室能够正常使用。会议结束后，及时清理会议室，检查设备是否完好，整理会议资料，并将会议室恢复原状，以便下一次会议使用。例如，当接到销售部门的会议室预订申请后，查看会议室预订表，为其安排合适的会议室，并在会议前 30 分钟打开会议室门，开启相关设备，检查设备运行情况，确保会议顺利进行。
三、信息传递与沟通协调
内部信息传递
作为公司内部信息传递的重要枢纽，负责将各类通知、公告、文件等信息及时准确地传达给相关部门和人员。例如，当行政部门发布一份关于公司假期安排的通知时，将通知打印出来，张贴在公司公告栏，并通过电子邮件或内部通讯软件将通知发送给每一位员工，确保员工能够及时了解公司的假期政策。同时，收集各部门和员工的反馈信息，如对通知内容的疑问、建议等，并及时反馈给相关部门进行处理，保证信息传递的双向畅通。
外部信息沟通
与外部单位和个人进行必要的信息沟通与协调。例如，与物业公司沟通协调公司办公场地的维修保养事宜，与供应商联系办公用品、设备等物资的采购与供应事宜，与广告公司商讨公司宣传资料的制作与投放事宜等。在沟通协调过程中，要准确传达公司的需求和意见，同时认真倾听对方的反馈和建议，及时向公司领导汇报沟通结果，确保公司与外